HR也要會敏捷開發,用Scrum做好HR專案管理


HR工作除了日常工作外,常常會有很多專案,這樣的專案可能是招募高階主管專案、每年的儲備幹部招募專案、共識營教育訓練專案,或者像尾牙活動這樣的大型活動專案。這樣的專案從計劃發想、組織人員團隊、編制預算到執行及進度跟催都是非常複雜的。傳統上以微軟Project軟體為例的甘特圖想法是我們最常用的專案管理控管方式,但是只要使用的越熟練就會發現像瀑布型式的甘特圖總是計劃勝於執行。所以近幾年最流行的研發管理手法是Scrum這樣的方法論





1、Scrum的基本運作手法

Scrum不像甘特圖似的要一棒接著一棒,它要求要並列衝刺。所以它有一些基本的手法我表列如下

團隊角色分類

PO product Owner(專案經理)

Scrum Master(進度管理者)

Team Member(團隊成員)

團隊成員最適數量
8人以下

專案週期
1週至1個月為原則

每日立會原則

昨天做了什麼事情
今天預計要做什麼事情
遇到了什麼困難

每日會議不超過15分鐘

Scrum白板標明事項

待辦事項
進行中
已完成

由於Scrum的實際運作在市面上有很多書籍介紹,我儘量以實務操作為主並做以下介紹



2、敏捷開發實務操作的情況

實際操作上我們公司的研發部門會在早上進行站立會議,將昨天的工作和今天預計處理的工作討論一下,若有困難的問題也會提出討論,而專案的工作會以卡片形式,使用利便貼將工作進度貼在白板上,若有進度更新,則直接進行搬移。並由Scrum Master進行燃盡圖的更新。實際的情況可以參考以下的圖片。

1、每日立會
早上上班時,研發部門會進行Scrum小組的立會討論,提出昨天和今天的工作,並且把難處提出來大家一併解決。
                                               辦公室中研發單位正在召開每日立會情況

2、Scrum白板
我們辦公室中的每個團隊都有白板,上面會有To Do   Doing  Done
3個分類,並且有利便貼進行工作卡片的佈署,這樣所有專案的工作就會一目了然。

                                Scrum專案中研發單位會使用白板和利便貼進行專案管理

3、使用Terllo來進行HR校園徵才專案管理範例

前面都在講Scrum用在軟體專案管理上,以下介紹我使用Scrum如何來管理HR專案,並以軟體Terllo做為範例。

1、工作分配
我會在terllo上開立一個2016年校園徵才的白板(下圖所示),然後開立 To Do  Doing   Done
3個卡片位置,並且開始和團隊成員進行工作上的討論,以這個階段而言,我們將參加的學校進行任務分配,然後先將每個學校分成了進行和繳費2張卡片。以台大為例我們會有台大報名和台大繳費2卡片,在卡片上的人頭就是代表工作的負責人員。

2、進度更新
我們會定期的進行工作上的進度更新,如果已經在報名階段,我們就會把台大報名的卡片從To Do挪到Doing的階段去。接下來確定台大是3/6,而我們也報名完成了,就會把台大報名從Doing挪到Done的階段。

3、專案終結
使用這個Terllo軟體的好處是它是跨平台的。所以可以在桌機或筆電進行編輯,查看專案成員回報進度。並且使用手機就可以搬移更新進度狀況。


結語

對跨國性的公司而言,辦公室通常散佈在各地,而HR的同仁也一樣分佈在各地辦公室中,這樣的管理機制考驗著我們的智慧,我使用研發管理的專案模式來管理HR,並且進行變形使用,方便我的同事也方便我常出差的需求。我相信對很多HR而言會有很大的幫助。



                                                     使用電話會議或視訊取代每日立會


                                               使用Terllo來進行Scrum白板的管理工作



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